أحمد الخطيب

11

أحمد الخطيب

11

13,513

كل منا يملك طريقة فريدة لتنظيم أفكاره ومهامه وخططه: بعضنا يحاول إدارة فريق عمل كامل من خلال مجموعة سريّة على «فيس بوك»؛ بعضنا لا يزال يرتاح للورقة والقلم؛ وبعضنا يتوقّف تمامًا عن المحاولة ويترك كل شيء للصدفة.

سنعرض لك هنا طريقة استخدام موقع وتطبيق «تريلو» لإدارة المشروعات، الذي يُمكنك من ترتيب مهامك وأفكارك، وإدارة عدة فرق ومشروعات، وتنظيم سير العمل اليومي وكذلك الخطط المستقبلية ومتابعتها؛ كل ذلك بشكل مجاني تمامًا.

1. أنشئ حسابًا على تريلو

ادخل على موقع تريلو من هنا. أنشئ حسابًا جديدًا من البداية أو بواسطة بريدك الإلكتروني على «Gmail». ولا تنسَ أيضًا تنزيل تطبيق تريلو لأجهزة أندرويد من هنا، أو لأجهزة أبل من هنا.

لديك الآن مساحة خاصة بك على الموقع؛ دعنا نشرح كل شيء من خلال نموذج بسيط.

2. اللوحات

يعمل تريلو من خلال «لوحات» مختلفة لكل مشروع أو مجال للعمل. اللوحات هنا هي البيت الذي يضم بداخله غرفًا متعددة، أي الأنشطة والتقسيمات المتخصصة.

سننشئ لوحةً باسم «مشروع التخرج» لنستكمل معها جولتنا.

3. القوائم

تضم كل لوحة «قوائم» مختلفة، تُمثل تصنيفات العمل التي تريدها. دعنا نُقسّمها إلى أربع قوائم: (بيانات أعضاء الفريق – المراحل – المهام العاجلة – المهام المؤجلة).

لديك الآن مساحات مُرتبة للأنشطة والمعلومات التي يضمها مشروعك، لكن هل ستعمل وحيدًا؟

4. أضِف أعضاء فريقك

يسمح لك تريلو بإنشاء لوحات سريّة لا يراها أحد غيرك إذا كان محتواها خاصًا بك وحدك، لكن إذا كنت تعمل في فريق فابدأ الآن في إضافة أعضائه إلى لوحة المشروع.

اكتب البريد الإلكتروني الخاص بكل واحدٍ منهم، وسيرسل له الموقع دعوةً إذا لم يكن يملك حسابًا على تريلو.

5. البطاقات

أنت الآن جاهز لإضافة المهام وترتيبها وبدء العمل. يعتمد تريلو على «البطاقات» التي يُمثل كل منها مهمة أو معلومة واحدة، يمكنك فيها تخصيص المسؤول عنها، والوقت المحدد لها، وإضافة ملفات وصور وتعليقات على سير العمل، وغير ذلك الكثير.

6. التنظيم

بعد ترتيب لوحة العمل، ابدأ في اكتشاف خصائص الموقع التي تجعل سير العمل أسهل وأسرع. يمكنك مثلاً تخصيص ألوان معينة للبطاقات تشير إلى حالة المهمة المخصصة لها، وتجعل الاطمئنان على حالة المهام سهلاً.

وهذا هو الشكل النهائي للنموذج الذي عملنا عليه: https://trello.com/b/vLL0DJ47/-

نصائح مهمة

1. تريلو أداة لإدارة المشروعات. لا يعني هذا أنه مخصص فقط لفرق العمل، بل إنه قد يساعدك كثيرًا في ترتيب مهامك الخاصة، وأولوياتك، وخططك للمستقبل.

2. تريلو هو مساحتك الشخصية. اقضِ بعض الوقت في اكتشاف خصائص الموقع وترتيبها بالشكل الأمثل لك؛ فليس هناك طريقة مُحددة لاستخدام الموقع بشكل صحيح.

3. ادخل إلى تريلو مرة واحدة في الصباح لتضمن أنك تقوم بمهامك في وقتها السليم، ولتتحقق من تعليقات أعضاء فريقك وإضافاتهم إن كنت تعمل في مشروع مشترك.

4. تخلّص من المهام التي أُنجزت بنقلها إلى قائمة أخرى مخصصة لذلك حتى لا تزدحم لوحتك بالمهام القديمة.

تريد المزيد من الشرح؟

سيساعدك هذا الفيديو على فهم تريلو بشكل أفضل.

تعليقات الفيسبوك