سوف نستكمل في هذا المقال القادم ما بدأناه بخصوص إعداد وكتابة التقارير والمهارات اللازم توافرها في مُعد التقرير ثم نتطرق إلى كيفية كتابة المحاضر الإدارية.

مراحل كتابة التقارير

يمكن إجمالها في أربع مراحل كما يلي:

1-    إعداد وتجهيز البيانات: فبعد تحديد الهدف الرئيسي من التقرير ومعرفة ماذا يُريد القارئ وماذا يعرف وأي المصطلحات الفنية التي يستطيع القارئ أن يفهمها وكيف يمكن أن يُستخدم التقرير وكيف تستطيع أن تصف له ما يريد معرفته. على الجانب الآخر يجب أن تكون مصادر المعلومات حقيقية من آراء أو ملاحظات أو استبيانات ويجب تسجيلها بشكل صحيح ويراعى فيه الأمانة والموضوعية.

2-    الترتيب والتنسيق: يراعى التتابع الزمني للبيانات المذكورة في التقرير متبوعة بالتتابع المنطقي للأفكار ويُفضل أن يُقسم التقرير على فقرات ثم يتم مراجعة البيانات بدقة ووضعها في مكانها المُناسب مع استخدام لغة سهلة وسليمة وعبارات مُوجزة واستخدام وسائل إيضاح مختلفة مثل الرسوم البيانية والجداول والصور الفوتوغرافية لتُسهل من وصول المعلومة  ويجب توثيق البيانات بذكر المراجع والإشارة إلى مصادر الاقتباس وتاريخ البيانات وفي حال كثرة البيانات قد تنقل بعضًا منها إلى الملاحق.

3-    كتابة التقرير: ويبدأ بالمقدمة متبوعة بصلب التقرير ثم الخاتمة وما يتبعها من مراجع وملاحق ويجدُر بالذكر أن ملخص التقرير قد يكون في أول أو نهاية التقرير ويميل أكثر القراء لقراءة الملخص وفي حال قدرته على جذب انتباههم فإنهم يسارعون لقراءة بقية التقرير.

4-    المراجعة والترقيم: وتتم بعد الانتهاء من كتابة التقرير بفترة وجيزة ليتم تناولها بطريقة موضوعية ويتم انتقاد أسلوب الكتابة لتلافي الأخطاء ويُفضل الاستعانة بشخص آخر ليتولى هذه المهمة للحكم عليها وتشمل أيضًا المراجعة ملاحظة أن تكون الفقرات متعادلة من حيث الحجم والتناول وأن تكون الجمل كاملة وعلامات الترقيم سليمة، وأن يتوافق الفعل مع الفاعل وألا تزيد كل جملة عن 25 كلمة مع تناسق الأزمنة، وأن يحتوي كل مقطع على فكرة أساسية واحدة ثم يجب الالتفات إلى هوامش الصفحة وحجم الورق المستخدم ونوعه ثم نوع الخط وطريقة عرض الأشكال التوضيحية وعددهم ثم الشكل النهائي للتقرير بعد الطباعة (التجليد).

المهارة اللازم توافرها في مُعد التقارير

يُفضل أن يمتلك مهارة التفكير المنطقي والقدرة على الاستنتاج لربط الأمور مع بعضها البعض مع عرض المعلومات بشكل مُبسط وامتلاك لغة سليمة وألفاظ يسهل على القارئ فهمها فيجب على معد التقرير أن يُحدد الهدف من التقرير ومعرفة الجهة الطالبة أو المُتلقي ثم يصيغ الأفكار ويضعها في صورة متسلسلة وتوجد بعض الوسائل التي تساعد على إخراج التقارير بصورة جيدة مثل نموذج عظمة السمكة أو استخدام الخرائط الذهنية حيث يتم كتابة الغرض من التقرير ثم يتم التطرق إلى الأسباب المساعدة للوصول لهذا الهدف. كما أن مهارة الكتابة والسرد هامة فإن مهارة استخدام الحاسب الآلي وبرامج إعداد البيانات لا غنى عنهما لإعداد تقرير مثالي.

المحاضر الإدارية

هو نموذج أو سجل مكتوب تُسجل فيه أقوال موضوع أو حادثة معينة أو رواية شخص ما ثم يُسجل ما توصل إليه من توصيات أو قرارت حيال هذا الأمر وقد يُعرف المحضر بأنه رواية موظف حكومي عما سمع أو شاهد خلال وقت معين.

أهمية المحاضر

يُعد المحضر وثيقة يُمكن الرجوع إليها ويستخدم لتسجيل شهادة أو تقييد اجتماع ويتم إسناد كتابته لشخص يجيد الكتابة لتجنب الوقوع في الأخطاء اللغوية ويتم تحرير المحضر بطلب من السلطة الإدارية وهي الجهة المسئولة عن اعتماده وتهتم لموضوعه المذكور.

أنواع المحاضر

تتنوع المحاضر إما كونها محاضر شئون خاصة كالاجتماعات والمناقشات أو محاضر شئون عامة كالتحقيقات أو ضبط المخالفات.

مكونات المحاضر

ثلاثة عناصر تبدأ بالمقدمة وفيها يتم ذكر وقت وتاريخ ومكان المحضر والغرض منه وأسماء الحضور ووصفهم وعددهم، ثم صُلب المحضر وهو يعرض ما تم تداوله في المحضر من معلومات واقتراحات وقرارات بطريقة متسلسلة وموضوعية وفقًا لجدول الأعمال المقترحة بالمحضر، ثم العنصر الثالث وهو خاتمة المحضر ويوضح وقت وتاريخ نهاية المحضر واسم وتوقيع مُحرر المحضر ثم توقيع الحضور.

خطوات إعداد المحاضر

يُفضل أن يتم تجهيز جدول الأعمال وهو عبارة عن البنود التي سيتم مناقشتها في المحضر ويتم تجهيزه من قبل الرئيس أو من يقوم بتفويضه لهذه المهمة ويتم كتابة بند مناقشة ما يُستجد من أعمال لتغطية أي موضوع لم يُذكر في جدول الأعمال بعد ذلك يتم تسجيل البيانات الخاصة بمقدمة المحضر ثم كتابة عنوان لكل بند تم مناقشته في الاجتماع متبوعًا بالنقاشات حوله مثل توصيل معلومة أو اتخاذ قرار فيتم وصف القرار والمهام لموكله لتنفيذه وتاريخ تنفيذه وفي حال التصويت على أمر يتم الإشارة لعدد الأصوات وتفصيل كل من المؤيدين والمعارضين ونتيجة التصويت ويراعى الإيجاز في سرد المحاضر ثم ينتهي بخاتمة المحضر.

الفرق بين التقرير والمحضر

المحضر وثيقة رسمية مكتوبة ويحتوي على اسم وصفة وتوقيع كل من محرر المحضر وصاحب المحضر مع ذكر وقائع المحضر وهم أصحاب صفة لهذه الوقائع ولا يمكن الطعن أو التزوير ببطلانه، أما التقرير فقد يكون مكتوبًا أو شفهيًا وهو وثيقة يغلُب عليها الطابع الفني أكثر من الرسمي ومجال التقارير أوسع وأشمل من المحاضر.

وختامًا، فلكل مجال مهارات معينة يجب إجادتها حتى يحافظ الموظف على النجاح في عمله ويُطور من نفسه فالقاعدة تقول «من لا يتقدم يتقادم» ولا يجب أن يغفل الموظف تطبيق ما اكتسبه من مهارات لمواكبة المتغيرات في شتى المجالات.