لطالما ظهرت أفكار حول كيفية زيادة الإنتاجية والتسويق عبر البريد الإلكتروني وإنجاز الأمور، وعمليات التطوير الرئيسية للعمل وثقافة جمع التبرعات. أدناه مجموعة من النصائح العامة التي نعطيها لرواد الأعمال، خاصة أولئك الذين يدخلون المجال أول مرة.

زيادة الإنتاجية

1-حدد أولوياتك واعمل على إنجاز المهم فقط. وتجنب ضغط العمل وتشتيت نفسك، وارفض الأمور التي ستعمل على تعطيلك.

2-عندما تعتقد أن كل شيء مهم، يفقد كل شيء أهميته. اتبع نهج تحديد الأولويات بتقسيم المهام على مستويات مختلفة من الأهمية.

3-لا تقبل بالأهداف المبهمة. حدد أهدافك بوضوح ثم اعمل على تنفيذها.

4-لا تضِف مهام جديدة إلى رأس قائمة المهام، بل أضفها من الأسفل. فعليك أن تنجز ما بدأته أولًا.

5-أنشئ وتحكم في جدول زمني خاص بتنفيذ الأعمال. حدد فترات زمنية لمختلف القرارات والاجتماعات وقراءة البريد الإلكتروني، بل وحتى الوقت المخصص للعائلة.

6-إن لم تكن المهمة مدرجة في قائمة المهام فلا تفعلها. تجنب الافتراض بأنك ستعمل على شيء ما لم يكن ضمن قائمة المهام.

7-حدد مقدار الوقت الذي ستقضيه في إنجاز كل مهمة. اعثر على التركيبة التي تناسبك.

8-إليك نصائح لإدارة جدول أعمالك وأخرى لإدارة البريد الإلكتروني وثالثة لتحديد أولويات الإنتاج.

9-راجع ما ستقوم به الأسبوع القادم حتى تكون مستعدًا.

10-تجنب استخدام قنوات الاتصال المتزامنة واستخدم غير المتزامنة.

11-لا تستخدم برامج الدردشة أو الرسائل النصية مع العملاء، فهي تقتل الإنتاجية لأنها تحد من التواصل. احترم وقتك ووقت العاملين معك عمومًا.

12-تجنب الاجتماعات غير المخطط لها مسبقًا. لا مانع من جمع فريق العمل في جلسات عصف ذهني، ولكن لا تحول تلك الجلسات إلى اجتماعات طويلة.

13-حدد مدة زمنية متوقعة للاجتماعات. عادة، يتم تخصيص ساعة واحدة لكل اجتماع كحد أقصى، لكن ثلاثين دقيقة أفضل بكثير، إلا إذا كانت جلسة عصف ذهني طويلة.

14-أظهر الاحترام لإنتاجية باقي أعضاء الفريق، ولا تحملهم بما يفوق طاقاتهم.

15-اعتنِ بنفسك. خذ فترات للراحة خلال اليوم وإجازات لاستعادة نشاطك.

16-ممارسة الرياضة بشكل منتظم أمر هام للغاية. حدد وقتًا لها ضمن جدول أعمالك وإلا فلن تقوم بها.

17-تأكد من حصولك على ما يكفي من النوم وتجنب الإجهاد.

إدارة البريد الإلكتروني

1-إنه سلاح ذو حدين، فإما أن تسيطر عليه أو سيسيطر عليك.

2-لا تتحقق من وجود رسائل جديدة كل فترة، فهذا سيحد من إنتاجيتك. وإنما خصص ساعات معينة لتصفح رسائلك.

3-أتقن استخدام النسخة الكربونية من الرسائل CC، ولا تستخدم هذه الخاصية إلا عند الضرورة.

4-أتقن استخدام النسخة الكربونية العشوائية من الرسائل BCC. استخدم التوقيع في الرسائل بحكمة وذلك بوضع المعلومات الهامة وتجنب استخدام الشعارات والصور.

5-أتقن فن كتابة الرسائل القصيرة. جملتان أو ثلاث في كل فقرة تكفي. تحقق من ذلك عبر الهاتف المحمول، إذا رفعت الصفحة كثيرًا فهذا يعني أن الرسالة طويلة.

6-كن مبدعًا ولا تلجأ للنسخ واللصق. من الأفضل إرسال رسائل قليلة مبتكرة عن إرسال رسائل كثيرة مكررة.

7-تجنب الرسائل المملة، وابحث عن مقدمة لطيفة.

8-تشمل أدوات التقديم الجيدة LinkedIn.

9-تواصل واعمل باستمرار على توسيع شبكتك على موقع LinkedIn.

10-أتقن تصفح الصفحات التعريفية على LinkedIn، من أجل الحصول على موظفين أو لتطوير الأعمال.

11-ابحث دومًا عن الأشخاص الذين لهم علاقة بعملك، وتجنب المقدمات المفتوحة.

وضع جدول زمني للاجتماعات

1-تحلَّى بالكفاءة في إعداد جدول الاجتماعات بتخصيص أوقات محددة لمختلف أنواع الاجتماعات في تقويمك.

2-حدد دومًا ثلاث إلى أربع أوقات بعينها اعتمادًا على نوع الاجتماع، وضعها في المنطقة الزمنية المناسبة.

3-قلل عدد الرسائل الإلكترونية اللازمة لتخصيص وقت لاجتماع ما. إذا وافق شخص ما على الاجتماع، حدد الأوقات المقترحة فورًا.

خلال الاجتماع

1-لا تتأخر عن الحضور، فهذا يدل على عدم الاحترافية. حاول الحضور قبل موعد الاجتماع بقليل.

2-لا تُطل زمن الاجتماع عما تقتضيه الحاجة.

3-تجنب الثرثرة غير المفيدة، ولكن لا مانع من الدردشة قليلًا.

4-حدد الغرض من الاجتماع، وادخل في صلب الموضوع مباشرة.

5-لا تخجل من السؤال، ولكن تجنب الإلحاح.

6-كن متفهمًا لحديث الآخرين ودوافعهم ومصالحهم.

7-كوّن خلفية مسبقة عمن ستجتمع معه، وحاول أن تفهم ما يفعلونه وما لا يفعلونه، وما يستثمرون فيه وما لا يستثمرون فيه… إلخ

8-لا تتكلم فقط، بل اصغِ للآخرين. العديد من الصفقات التجارية يتم إبرامها دون الإكثار من الكلام، ولكن بالاستماع باهتمام.

9-إذا حصلت على إجابة بالرفض، افهم السبب وامضِ قدمًا.

10-قم ببيع منتجك عبر اكتشاف احتياجات العميل، واعمل دومًا على توضيح فوائد المنتج له.

11-ضع دومًا نهاية واضحة للاجتماع، اسأل أو اقترح الخطوات التالية في نهاية الاجتماع، سواءً كان ذلك بالمتابعة عبر البريد الإلكتروني أو اتصال هاتفي أو اجتماع آخر…إلخ

هذا المقال مترجمٌ عن المصدر الموضَّح أعلاه؛ والعهدة في المعلومات والآراء الواردة فيه على المصدر لا على «ساسة بوست».

عرض التعليقات
تحميل المزيد