أحد مستخدمي موقع (كورا Quora) سأل عن النصائح التي من شأنها أن تزيد الإنتاجية. الإجابة التي حازت على أكبر عدد من الأصوات جاءت من (جاستن روزنشتاين) الذي صمم أداة الإنتاجية الداخلية في (فيسبوك) وشارك في إنشاء برنامج (أسانا Asana) الذي يعمل على زيادة إنتاجية مجموعات العمل.

فيما يلي نستعرض إجابة (روزنشتاين).

أنا مصمم ومطور برامج، ورائد أعمال. شاركت في تأسيس (أسانا) وهو برنامج لزيادة إنتاجية فرق العمل تستخدمه العديد من الشركات الكبيرة (مثل: Uber و Pinterest و Dropbox) لإدارة العمل في شركاتهم. وقتما كنت أعمل في (Facebook) كمدير هندسي، صممت أداة لزيادة إنتاجية الفرق داخل (فيسبوك) وهي الأداة التي مازال (فيسبوك) يعتمد عليها.

لعل ما سبق يكفي ليوضح مدى اهتمامي الكبير بزيادة الإنتاجية.

هذه هي النصائح التي وجدتها ضرورية لزيادة إنتاجي الإبداعي. كل نصيحة تتعلق بتحقيق الفائدة القصوى من إحدى الأمور التالية: بيئة العمل، عقلك، طريقة أداء عملك.

١. تحقيق الفائدة القصوى من بيئة عملك

افصل نفسك عن مصادر الإلهاء

يشعر الناس أنهم أكثر إنتاجية عندما يقومون بعمل عدة مهام في وقت واحد وهو ما يطلق عليه (تعدد المهام multitasking)، ولكن الأبحاث أظهرت خطأ ذلك الاعتقاد. الانقطاعات المتكررة تجعلنا أكثر غباءً وتجعلنا نستغرق وقتًا أطول بعدها لنستعيد تركيزنا للقيام بالمهمة المطلوبة.

لذلك عندما تريد التركيز في أداء مهمة معينة عليك أن تقوم بالآتي:

  • ضبط الهاتف على خاصية عدم الإزعاج.
  • إغلاق جميع نوافذ متصفحات الإنترنت التي لا ترتبط مباشرة بالمهمة التي تقوم على تنفيذها.
  • إذا كان جزء من عملك يقوم على كتابة رسائل البريد الإليكتروني فعليك ألا تتصفح أي رسائل جديدة تصلك أثناء قيامك بعملك.
  • أغلق كل برامج المحادثة.

حاول أن تجد أفضل وقت تنجز فيه المهام

إذا كان يومك تتخلله العديد من الاجتماعات والانقطاعات سيمنعك ذلك من الدخول في حالة من “الاستغراق” التي تجعلك تستطيع الغوص في المهام المعقدة.

  • حدد ثلاث ساعات في جدولك اليومي بعيدًا عن أي اجتماعات. أخبر الآخرين أن يحددوا أوقات الاجتماعات بعيدًا عن تلك الساعات التي حددتها.
  • يمكنك أن تقترح يومًا محددًا في شركتك بحيث يكون يومًا بلا اجتماعات، مثلًا نحن لا نعقد أي اجتماعات يوم الأربعاء في (أسانا).
  • تتبع أي أوقات يومك هي الأفضل لكل نشاط. قم بأداء أعقد المهام في الأوقات الأفضل بالنسبة لك، هذه هي الأوقات التي أسميها “الوقت السوبرمان”. بالنسبة لي فأفضل ساعات للعمل في يومي هي ما بين العاشرة صباحًا والثانية عشر ظهرًا.

أتقن الأدوات التي تتعلق بعملك

لو كنت تستخدم الكمبيوتر لأداء عملك، فإن كل مرة تحاول فيها الوصول للماوس فإنها تفقدك جزءًا من تدفق أفكارك. أنت تريد أن تتفاعل مع الكمبيوتر الخاص بك بنفس سرعة تفكيرك. لذلك عليك أن تتعلم اختصارات لوحة المفاتيح الخاصة بالبرنامج الذي تستخدمه لأداء عملك.

٢. تحقيق الفائدة القصوى من عقلك

خذ فترات راحة بانتظام

قد تظن انه بإمكانك إنجاز المزيد من العمل بمجرد زيادة عدد ساعات العمل، ولكن هذا غير حقيقي. البشر ليسوا روبوتات لذلك تحتاج عقولنا لأن تعيد شحن نفسها. تنصح الدراسات بأخذ 15 دقيقة من الراحة كل 90 دقيقة من العمل، وهي قاعدة أساسية لزيادة اﻹنتاج عن طريق تقليل الجهد المبذول.

خصص بعض الوقت للتأمل

اعتن بجسمك

اشرب الكثير من المياه. في بداية كل يوم أضع 5 زجاجات من المياه على مكتبي، وبنهاية اليوم أكون أنهيت شرب كل الزجاجات. مجرد رؤية الزجاجات الفارغة على سطح مكتبي يعطيني شعورا جيدا بالإنجاز.

اهتم بأكلك

الوجبات المحملة بالكربوهيدرات لها أثر سلبي على مستوى طاقتك في فترة بعد الظهيرة.

– تناول المكملات الغذائية:

– ١٠٠٠ مجم من DHA يوميًا.

– ملعقة من زيت الزيتون يوميًا.

– ٦٠٠ مجم من حمض الألفا ليبويك Alpha-Lipoic Acid يوميًا.

– ملعقة من زيت جوز الهند صباحًا.

– ٢٠٠ مجم من مستخلص الشاي الأخضر مرتين يوميًا في الصباح والمساء.

– ٢٠٠ مجم من الكركمين مرتين يوميًا في الصباح والمساء.

– مارس الرياضة. الدراسات ربطت بين زيادة الإنتاجية وممارسة التمرينات القلبية مرتين على الأقل أسبوعيًا.

– صُم. بمعدل من مرة كل أسبوع وحتى مرة كل شهر.

باختصار، احرص على أن تستغل وقتك خارج العمل في الانتعاش بحيث يكون لديك الطاقة الكافية لتبذل أقصى جهدك في العمل.

التغلب على التأجيل بمواجهة مصادر الإزعاج

أنا لا أؤجل المهام لأنني كسول، أنا اؤجلها لأن المهام الأعلى أولوية تشعرني بعدم الارتياح. عندما تشعر بذلك عليك أن تفعل الآتي:

  • كن أمينًا بشأن ما يجعل تلك المهمة غير مريحة. اكتب ما يزعجك بصراحة أو تحدث مع أحد أصدقائك بخصوصه. لماذا تخيفك هذه المهمة؟
  • حدد خطوة واحد مريحة يمكن أن تبدأ بها.
  • إذا لم يكن لديك الطاقة الكافية لمواجهة الخوف الآن، فعلى الأقل قم بأداء المهمة التالية في الأولوية بدلًا من التحول إلى الفيسبوك. (جون بيري) وهو أحد أساتذة جامعة ستانفورد الأغزر إنتاجًا يسمي ذلك “التسويف المنظم”.

٣. حقق الفائدة القصوى من طريقة أداء عملك

تأكد من وضوح خطة العمل بالنسبة لك

ضعف الإنتاجية ينشأ في الكثير من الأحيان لعدم تحديد الأولويات. ما هي الأمور التي عليك القيام بها لتحقيق هدفك، وأيها لها الأولوية القصوى.

  • لا تبدأ في أداء مهمة حتى تكون خطواتها واضحة لك، ومتفق عليها بين جميع أفراد فريق العمل.
  • ابدأ بتحديد ما هو هدفنا من المهمة؟ ولماذا نريد أن نحققه؟ ما هي كل الخطوات المطلوبة لتحقيق ذلك؟ من المسؤول عن كل خطوة؟ وما هي خطوات العمل؟

اعمل مع صديق لك

بعض الناس يفضلون أن يعملوا وحدهم، وهو أمر مؤلم ويجعلك عرضة للإلهاء عند القيام بمهام معقدة.

  • ابحث عن صديق يتمتع بالتعاون. أحيانًا المهام التي من شأنها أن تأخذ يومين يمكن أن تكتمل في ساعتين مع الشريك المناسب. “البرمجة الثنائية” مصطلح شائع الاستخدامات في هندسة البرمجيات ولكنه يعمل في كل المجالات.
  • يمكنك أيضًا أن تجري محادثة مع نفسك، عن طريق الكتابة الورقية أو إليكترونيًا باستخدام محرر للنصوص. ابدأ بسؤال الأسئلة الكبيرة ودون الإجابات. لقد أجريت حوارات استراتيجية، طويلة ومثمرة مع الكمبيوتر، ببساطة عن طريق كتابة الأسئلة والإجابة عليها في شكل من التدفق الحر.

الزم نفسك بموعد نهائي علنًا

استخدم ضغط الأقران لصالحك. إذا كان أمامي مهمة على قدر من الأهمية وليس لها موعد نهائي أقول لزملائي أنني سأرسل لهم النتائج بنهاية يوم الجمعة. ولأنني لا أريد أن أبدو في مظهر غير لائق أمام زملائي فسأعمل كل ما في وسعي لإنهاء المهمة قبل يوم الجمعة.

استخدم برنامجًا لمتابعة عملك

بطبيعة الحال فأنا أرى (Asana) أفضل برنامج لذلك. فهو لا يتابع قائمة مهامك فقط ولكنه يساعد على تنظيم تدفق العمل داخل الفريق بحيث لا تحتاج لاجتماعات لا نهاية لها.

استقطع بعض الوقت للتدبر والتفكير

ادخر بعض الدقائق في نهاية كل يوم لتراجع يومك وتقيم ما الأمور التي صارت على ما يرام وتلك التي لم تسر في الاتجاه الذي رغبت فيه. ما هي التحسينات التي يمكنك أن تدخلها في طريقة أدائك لعملك؟

إذا استطعت أن ترفع كفاءتك بمقدار ١٪ فقط يوميًا، فإنك بنهاية العام ستكون أكثر إنتاجية بمقدار خمسة عشر ضعفًا.

هذا المقال مترجمٌ عن المصدر الموضَّح أعلاه؛ والعهدة في المعلومات والآراء الواردة فيه على المصدر لا على «ساسة بوست».

عرض التعليقات
تحميل المزيد