حين نشعر بضغط الأعمال، نلجأ غالبًا إلى تأجيل المهام وتسويفها؛ ما يعد مشكلة أخرى يجب التغلب عليها. في هذا الصدد تكتب ناتالي ليز من صحيفة «الجارديان» البريطانية، 10 نصائح تساعدنا في إنجاز قائمة المهام دون تأجيل أو تسويف.

تستهل ناتالي مقالها بسؤال على القراء إذا كان أحدهم وصل إلى تلك المرحلة التي يبدو فيها أنه تبذل كل وقته وطاقتك لتأخير ما عليه من مهام. وتؤكد أنه في هذه الحالة بالرغم من معرفة كم الأشياء التي يجب إنجازها، يجد المرء نفسه مثقلًا بطغيان قائمة المهام.

وبالطبع كلما أجلت شيئًا ما، يزداد ما بعده سوءًا. هذا مزعج خاصةً عندما يتعلق الأمر بقائمة مهامك الأساسية المملة، على سبيل المثال عملك الإداري.

وتعتقد ناتالي أنه إذا كنت تدير شركة صغيرة، ربما يكون من الصعب ضبط نفسك، خاصة إذا كنت تعمل بمفردك أو من المنزل. علاوة على ذلك يمكن أن يشعرك عبء المسؤولية بالظلم بشكل خاص؛ ما يقلل من قدرتك على التركيز على تنمية شركتك.

يمتلئ الإنترنت بالتحذيرات والنصائح الحياتية، التي تساعدك على كسر هذه الحلقة من الجمود. لكن في الغالب – بحسب ناتالي – تبدو الاقتراحات وكأنها شيء آخر تضيفه إلى قائمة المهام. وبالمثل يمكن أن تبدو تقنيات تحسين إدارة وقتك مستهلكة للوقت بعض الشيء.

لكن لحسن الحظ، تعتقد الكاتبة أن هناك عددًا من النصائح السريعة والبسيطة، يمكنك تنفيذها فورًا، سواء كانت نصائح للتغلب على التسويف، أو مقاومة الرغبات غير المفيدة، أو مواجهة رهابك المالي.

على سبيل المثال عندما يتعلق الأمر بمعالجة الرغبة في تصفح مواقع التواصل الاجتماعي، تنصح ناتالي أن تحاول التفكير في مدى شعورك في المستقبل القريب بالفشل في إكمال المهمة الحالية.

أو إذا كنت تحاول تجنب التسويف، أخبر شخصًا بأهدافك المنشودة لهذا اليوم تحديدًا. سيشعرك هذا بالمزيد من المساءلة، فبعد كل شيء، تعتقد ناتالي أنه من الصعب عليك إغفال نية صرحت بها لآخرين، أكثر من كونك تخرق وعدًا صنعته لنفسك.

وتؤكد ناتالي أن هناك أيضًا أساليب عملية للتعامل مع بعض المهام الإدارية المزعجة، التي تنزع إلى تأخير مهام الأشخاص: مثل إعداد إقرارك الضريبي، وإدارة وجودك على الإنترنت، والحصول على النوع الصحيح من التأمين التجاري.

10 تطبيقات لتسهيل إدارة عملك.. توفر الوقت والجهد والمال

كيف تكسر حلقة الجمود وتنجز قائمة المهام؟

1. تغلب على التسويف

تؤكد ناتالي أن التسويف لا يعني بالضرورة أنك كسول، من المحتمل أن يعني أنك تحاول فقط منع نفسك من الشعور بالسوء، إما لأنك يجب أن تفعل شيئًا لا تفضله، أو تخشى ألا تتمكن من إكماله. لذا حاول التركيز على النتيجة الإيجابية بدلًا عن ذلك.

2. سيطر على رغباتك

في عالم يحكمه الإرضاء الفوري وإدمان الهواتف الذكية، تعتقد ناتالي أن القدرة على التحكم في رغباتنا تعد ضرورية لإنجاز المهام. لكنها تنصح بمحاولة التفكير في ذلك كأنها عملية من مرحلتين.

أولًا مقاومة الإغراء بتصعيب التصرف بناءً على هذه الرغبة الأولية – مثلًا – عبر إغلاق الهاتف ووضعه في درج حتى لا تتمكن من تفحص مواقع التواصل الاجتماعي. وثانيًا الحفاظ على هذه المقاومة، عبر تشكيل عادات إيجابية جديدة بحذر.

3. التغلب على رهابك المالي 

ترى ناتالي أنه يمكن أن ينتج تجنب الأعمال الإدارية عن القلق العام حول الإلمام بالأمور المالية. وتقتبس ما قاله براد كلونتز، وهو عالم نفس مالي ومؤلف، بأن إحدى طرق التغلب على هذا الأمر، هي أن تجد نفسك مرشدًا ماليًا.

يقول كلونتز: «هناك طريقة رائعة لتحدي معتقداتك، وهي العثور على شخص متقدم بخطوة أو خطوتين، تختار عقله، ومن ثم تصبح تلميذًا لعقليته المالية».

4. معالجة إدارة الوقت 

يؤكد المقال على أن إحدى الحيل البسيطة تكمن في محاولة أن تصبح أكثر وعيًا بقيمة كل لحظة.

وتورد ما قالته الباحثة والمؤلفة إلين هندريكسن: «تذكر أن لكل مهمة ثمن. كن واعيًا بالمهمة التي تختار أداءها؛ لأن هذا هو الوقت الذي لا تؤدي فيه مهامًا أخرى».

Embed from Getty Images

5. حافظ على وتيرة العمل

تعتقد الكاتبة أن كوننا «نحافظ على التركيز» أو نحقق «حالة التدفق»، يمكن أن يمنحنا التركيز والطاقة لتقديم أفضل ما لدينا.

لذا فإن إحدى الحيل هي أن تعزل نفسك عن الأمور التي ربما تصرف انتباهك، وذلك عبر جدولة الوقت خلال الأسبوع، لتأدية جميع المسؤوليات الإدارية، وتلك التي تزعجك أيضًا.

6. استخدم الأدوات المناسبة

تشير ناتالي إلى ما يقوله التعبير الشائع أن العامل السيئ يلقي باللوم على أدواته دائمًا، لكنها تعتقد أنه ربما يكون العكس صحيحًا أيضًا: العامل الجيد سيمنحهم الفضل دائمًا. إذ إن امتلاك الأدوات المناسبة يحفزك على القيام بعمل جيد. باختصار، إذا كان لدينا أدوات جيدة، غالبًا ما نتطلع لاستخدامها.

7. جهز إقرارك الضريبي على مراحل 

تبنَّ أساليب ما يطلق عليها «الإنتاجية المجزأة» عبر تقسيم هذه الجولة السنوية من العذاب إلى سلسلة من المهام الأصغر، التي يمكن أن تنسجم مع تلك اللحظات الصغيرة من أوقات الفراغ التي نقضيها أحيانًا. مثلًا حاول عرض كل رقم تحتاج الحصول عليه كما لو أنه مهمة متفردة يجب إكمالها بمفردها.

8. تحكم في وجودك على الإنترنت 

تعتقد ناتالي أن إحدى النتائج الثانوية لتكثيف وجودك على الإنترنت، هو إمكانية غرقك في الطلب التي لا يمكنك تلبيتها.

وتقتبس ما قاله جيمي ماكان، رئيس قسم الاستراتيجية الرقمية في وكالة Search Laboratory، الذي يساعد العملاء في مجال الدعاية عبر الإنترنت: «عليك إيقاف حملتك الدعايئة حينها. وسيكون مفيدًا الحصول على شبكة فائض لتمرير الأشياء إليها والحصول على نتيجة».

9. أدر قروضك

ترى ناتالي أنه أحيانًا يحتاج العمل إلى دعم مالي، سواء لتحديث المعدات أو المباني، أو مجرد قرض قصير الأجل، للمساعدة في مشكلة التدفق النقدي قصيرة الأجل.

مع ذلك، طلب المال وإظهار القدرة على سداده، يمكن أن يكون مرهقًا ويستغرق وقتًا طويلًا. لذا تنصح بمحاولة التقليل من القلق، وتجنب العثرات المحتملة عن طريق أن تكون واقعيًا بشأن توقعاتك، وبهذا يمكنك إعطاء إطار زمني محدد للسداد.

10. الحصول على التأمين 

بحسب ناتالي، ربما يكون من المغري تأجيل الحصول على التأمين التجاري، ويمكن أن تتخلف هذه المهمة في أسفل قائمة المهام، بسبب الشعور بالرضا وقول «لن يحدث لنا هذا».

غير أن جزءًا من المشكلة هو أن الكثير من الناس لا يقدرون العدد الهائل للمخاطر المحتملة الموجودة في مكان العمل وتداعياته المحتملة، سواء أضرار عرضية أو اضطراب أو إصابة. غالبًا ما يكون التعقيد المتوقع لتسوية التأمين، بدلًا من التكلفة، هو الذي يؤجل الناس. لكن الحصول على التأمين الصحيح يمكن أن يكون أبسط مما تعتقد.

هل أنت مدمن تأخر على المواعيد.. تعرف على السبب

هذا المقال مترجمٌ عن المصدر الموضَّح أعلاه؛ والعهدة في المعلومات والآراء الواردة فيه على المصدر لا على «ساسة بوست».

عرض التعليقات
تحميل المزيد